Как прошить документы в 3 дырки схема

Как прошить документы в 3 дырки схема

Услышав слово «сшить» большинство людей вспоминает вещи: штаны, простынь, подушку, наволочку, куртку или даже мягкую игрушку. Мало кто догадывается, если, конечно, он не работник офиса, что сшивать можно еще и документы. Порой это намного важнее, чем сшить какой-то пододеяльник. Как известно, практически все организации и предприятия уже перешли на внутренний электронный документооборот при сотрудничестве с контрагентами и даже при сдаче налоговых деклараций на доходы и решений суда.

Вопреки всеобщей компьютеризации, бумажные документы все еще важны для юридических лиц. Чтобы бумаги не потерялись и не перепутались, их нужно сшивать. Несмотря на кажущуюся простоту процесса, он очень важен, поэтому всем нужно знать, как правильно сшить вручную документы, как подшивать дела. Об этом ниже.

Наличие папки из кожи или картона не освобождает от подшивания

Какие документы сшивают в делопроизводстве

Документы необходимо сшивать, чтобы они не были утрачены и подменены, а также из-за огромного количества документации их сшивают по необходимости, что помогает не запутаться.

Обычно прошиваются те документы, которые должны сдаваться в архивы, их отправляют в отчетность или же они имеют особую ценность владельца.

Перечень бумаг, которые необходимо сшивать в обязательном порядке:

  • Проверочные;
  • Архивные;
  • Бухгалтерские;
  • Кадровые.

Вот как правильно сшивать листы

Необходимые материалы для сшивания документов нитками

Если прошивать документы классическим методом, то нужно иметь при себе такие материалы:

  • Обложки. Бывают трех видов: обычные — размер таких обложек 22,9 на 32,4 см (этот размер подходит для документальной бумаги стандартного размера А4); нестандартные — обложки этого вида используются в том случае, когда размер бумаг отличается от стандартного; для архивного хранения — такие обложки производят в большом количестве форматов (изготовлены из очень твердого картона и это способствует длительному хранению документации).
  • Заверительный лист. Когда документация полностью сшита и пронумерована, необходимо сделать заверительную надпись. Она выполняется на отдельном листе бумаги, и располагается на обороте последнего листа папки. Записку обязательно необходимо приклеить на специальный клей, чтобы по истечении времени она не отпала.
  • Ножницы и клей.
  • Дырокол.
  • Иглы различных размеров, нитки, шило, веревки или шпагат.

В обычном случае документальные листы скрепляют нитками. Так соединяют маленькую по объему стопку бумаги. Для прошивки такого вида обычно пользуются иглой и канцелярским дыроколом, после чего нить закрепляют подписной наклейкой, обозначающей, что документация заверена. Чтобы скрепить много листов бумаги, используют плотную бечевку или шуруповерт.

Важно! Если есть возможность, стоит использовать специальные приборы, такие как станок для прошивки или переплетную машинку.

Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

Существует несколько вариантов, как сшивать дела и документацию. Отличия между ними заключаются в том, что во всех способах разное количество отверстий и расстояние между ними.

В две дырки

Самый упрощенный способ. Он подойдет для бумаг, которые впоследствии не будут переданы на рассмотрение. Для этого необходимо сделать следующее:

  1. Распечатать и сложить листы по порядку;
  2. Использовать дырокол для образования небольших дыр;
  3. Продеть нить в дыры так, чтобы оставалось место для узелка на лицевой стороне;
  4. Из листа прошивки вырезать небольшой лист и приклеить его сверху узла так, чтобы концы нити выглядывали из-под него.

Важно! В случае если листа прошивки нет, следует из белой бумаги вырезать небольшой кусок размером 3 на 5 см, приклеить его и подписать «прошито и пронумеровано».

В три дырки

В начале намечаются места нужных отверстий, желательно посередине, если не требуется по-другому. Располагать дыры следует на одинаковом друг от друга расстоянии и по левому краю документации. После этого необходимо сделать следующее:

  1. Проделать иглой отверстие посередине левой стороны листа так, чтобы игла входила с обратной стороны, а выходила с лицевой.
  2. Сделать второй прокол. Игле необходимо входить с лицевой стороны, а выходить с изнаночной.
  3. Выполнить третье отверстие. Игла должна входить с обратной стороны, а выходить с лицевой.
  4. Еще раз вдеть иглу в первую дырку и связать узел, оставляя конец нити около 7 см.
  5. Наклеить лист прошивки.
  6. Подписать.

Если документы будут в стопке, они могут потеряться

В четыре дырки

Часто требуют подшивать в более чем 3 дырки. Возникает вопрос, как подшивать дела нитками в 4 дырки. Последовательность действий, если требуется разобраться, как шить дела в 4 дырки, такая:

  1. Выполнить иглой проделывание дырок;
  2. Просунуть иголку с изнаночной стороны через дырочку номер два;
  3. Просунуть нитки в первое отверстие справа;
  4. После игла отправляется в два отверстия справа;
  5. Затем игла отправляется в третью дырку справа;
  6. После чего происходит переход на левый протокол;
  7. Переход к третьему отверстию;
  8. Необходимо проделать вывод на обратную сторону и зафиксировать узлом.

В пять дырок

Этот метод используется редко. Обычно требуются варианты с 3-4 дырками. Повышение до 5 отверстий свидетельствует о том, что такая документация очень важна и требует строгой отчетности.

Алгоритм вдевания иглы зависит от номера дырки:

  • 3–4;
  • 4–5;
  • 5-4;
  • 4-3;
  • 3-2;
  • 2-1;
  • 1–2;
  • 2–3.
  • Последний этап — это фиксирование нити узлом.

Зафиксированные бумаги никуда не денутся

Особенности прошивки документов: дельные советы

Перед началом работы по прошиванию документов необходимо ознакомиться со всеми правилами и тонкостями, а также изучить стандартные требования по данной процедуре. Заверительный лист наклеивается на узел и нить, используя для этого клей-карандаш или ПВА. После этого на лист ставится подпись начальника учреждения, дата сшивки и печать предприятия.

Фиксация кончиков нити на подписную бумажку

Важно! Если имеются дополнительные листы документов, прикрепленные скобами или же подклеенные в углу, им также даются номера страниц, но в содержании это не упоминается.

Существует огромное количество различной документации, которые также требуется сшивать. В этот список входят фотографии, чертежи и диаграммы. Такие документы занимают всю площадь листа, и именно поэтому их следует нумеровать с обратной стороны. В случае с картами и чертежами используется два листа формата А4, однако нумеруются они одним числом, а в примечании расписывается каждый использованный лист.

Установка печати на подписную бумажку

Как пронумеровать листы

Перед началом нумерации листов требуется изучить несколько условий:

  • Нумерация выполняется от единицы, используются арабские цифры;
  • Если есть в наличии конверт с письмами, то вначале нумеруется именно конверт, а потом уже все остальные вложенные бумаги;
  • Когда к документации подшиты и другие бумаги, которые уже имеют нумерацию, их все равно требуется промаркировать по порядку;
  • Номера листов нужно ставить в верхнем правом углу на каждом листе, не повреждая текст документа;
  • Для описи нумерация не нужна;

Схема установки проколов

  • Листы нестандартного формата необходимо развернуть и только потом нумеровать в правом верхнем углу;
  • В случае с картами и чертежами используется два листа формата А4, однако нумеруются они одним числом, а в примечании расписывается каждый использованный лист;
  • Когда фотографии и справки наклеены только с одной стороны, их нумерация производится отдельно.

Дырокол — незаменимое средство при большом объеме документов

Как заверить прошитый документ

После завершения процедуры следует сделать заверительную надпись. Ее нужно оформить на отдельном листе и расположить на последнем листе уже готовых бумаг. Записка должна содержать количество всех пронумерованных страниц, которые были прошиты, а также описывать примечания о состоянии документов, возможных помарок или порванных листов. Надпись подписывает и заверяет глава организации, указывающий на ней свою должность и расшифровку поставленной подписи.

Заверительную надпись следует клеить на качественный клей, чтобы она оставалась надежной даже спустя большое количество времени. Также необходима печать, которая должна захватывать не только надпись, но и часть листа документа.

Читайте также:  Консилер и тональный крем разница

Сшивание документов — один из этапов организации порядка

Нормативные акты о прошивке документов

В некоторых случаях, например, при наличии дополнений, допускают использовать буквенную нумерацию. Важно помнить, что цифры ставятся в правом верхнем углу. По классике листы скрепляются нитью, если это небольшой объем бумаг. При таком способе пользуются дыроколом или иглой.

Доверительная наклейка не может быть наклеена за счет самоклеящего вещества и клея силикатного вида либо клея-карандаша. Кроме этих рекомендаций есть и ряд других отраслевых нормативных документов, которые устанавливают правила прошивки деловых бумаг.

Схема устройства для сшивания документов с минимальным расходом ниток и резинок

Итак, рассмотрено, как правильно шить дела вручную иголкой с ниткой и сшить листы на 4 дырки и более. Научиться делать подшивку папок и прочих документов потайными швами не сложно.

Вопросы о том, как прошить документы нитками юридически грамотно, чаще всего задают бухгалтеры, предприниматели и специалисты организаций. В делопроизводстве любые документы, которые содержат более 1 страницы, подлежат сшиванию и заверению в обязательном порядке. Кроме того, процедура сшивания обязательна при приготовлении целого ряда дел в проверяющие инстанции.

Какие документы подлежат прошивке

Прошивка документации необходима для того, чтобы исключить подлог страниц, их утрату или вставку «левых» листков к важным документам. Чем выше степень важности конкретного дела, тем больше дырок для прошивки оно имеет.

В соответствии с установленными требованиями к оформлению многостраничной документации, в организации принят перечень файлов, которые должны сшиваться:

  • акт, фиксирующий приход-расход денежных средств, — кассовая книга;
  • счета-фактуры и акты;
  • различные виды отчетности бухгалтерии, в т. ч. авансовые;
  • элементы планирования — штатное расписание;
  • бумаги для участия в котировочных закрытых заявках;
  • всевозможные ведомости.

Как сшить договор

Какие документы регулируют прошивание

Несмотря на наличие огромного количества документов касательно того, как нужно прошивать бумаги, все они не являются законодательными актами, а носят исключительно рекомендательный характер. Несмотря на это, из-за принятых традиций делового оборота подобный механизм оформления договоров и важной документации обязателен для всех участников деловых отношений.

Важно! Центральным нормативным актом, на основании которого можно понять, как правильно прошить документы, является Приказ ФНС от 18.04.2003 г.

Примерные положения можно также найти в Приказе №76 от 23 декабря 2009 г. специального ведомства — Росархива, а также в стандарте о правилах ведения архивных дел — ГОСТ Р51141/98. Еще одним рекомендательным документом является Приказ ФНС №ММВ-7-6/25 от 25.01.2012 г.

Кроме того, правила оформления бумаг и протоколов в таких узкоспециализированных сферах, как банковское дело, может регулироваться в соответствии с иными ведомственными постановлениями и актами. Например, для Центрального банковского учреждения России действует положение ЦБ РФ, в котором описан подробный механизм действий с документацией разных видов.

Как правильно сшить документы нитками

Чтобы можно было подшить бумаги, потребуется следующий список принадлежностей:

  • пакет бумаг на прошивку;
  • специализированная иголка 100 на 125 мм;
  • нить для прошивки документов из полиэфирного волокна с диаметром сечения от 1,4 мм;
  • жидкий канцелярский клей;
  • чистый листок бумаги формата А4.

Существует несколько видов прошивания бумаг:

  • в 2 отверстия;
  • в 3 отверстия;
  • в 4 отверстия;
  • в 5 отверстий.

Важно! При прошивке документов нить должна быть не сильно туго натянута и при этом не свисать, и не болтаться. Необходимо оставлять 2 длинные конца нити для того, чтобы далее зафиксировать их надлежащим образом при помощи бумаги и клея.

Способы правильно прошивать документы

Если скрепление документов в 2 прокола не вызывает особых проблем и его может выполнить даже новичок, то в случае с большим количеством дырок возникают вопросы. Для понимания того, как сшивать документы нитками в 3 отверстия и более, необходимо изучить схему нехитрых манипуляций.

Как прошивать документы в 3 дырки (схема)

Схема, как сшить документы на 3 дырки вручную

Важно! Если пакет документов включает в себя более 10 страниц, рекомендуется перед прошивкой воспользоваться дыроколом, а также прошивателем.

Механизм действий для ответа на вопрос, как сшивать документы нитками в 3 отверстия, при данном виде схемы включает в себя следующие этапы:

  1. Проколоть прошиваемую документацию с обратной стороны строго по центру, вытянуть нить.
  2. Сделать легкое движение иголкой с лицевой части документации на небольшом расстоянии от центрального прокола справа — проткнуть бумагу, вытянуть нить с тыльной стороны.
  3. С обратной части листков сделать 3-й прокол — на аналогичном расстоянии, как был сделан прокол справа, только теперь уже слева. Подтянуть нить вверх.
  4. Далее необходимо пропустить шнур через центральный прокол.

Важно! Шить нужно так, чтобы документ был плотно зафиксирован нитью. После выполнения 2-3 манипуляций плотно стянуть нить и сделать так, чтобы узел плотно фиксировал продетую нить. Обязательно оставить «хвостик» для дальнейшего скрепления бумагой.

Небольшой прямоугольник из бумаги должен быть плотным, а если архивация планируется сроком на более чем 10 лет, то рекомендуется применять бумагу из папируса. Данный клочок листа содержит информацию об исполнителе — его анкетные данные и личную подпись, а также зачастую дату сшивания.

Как прошить в 4 дырки

Схема того, как правильно сшить бумаги

Механизм действий при данном виде схемы включает в себя следующие этапы:

  1. Подшивать нужно, начиная со второго отверстия от левого края с оборотной стороны пакета бумаг. Потянуть нитку вверх.
  2. Продеть подшивку в крайнюю левую дырочку на главной части документов, протянуть вниз.
  3. На третьем шаге нужно продеть в отверстие, находящееся от левой части страницы с иной стороны «тетради». Потянуть нитку вверх.
  4. Направить иглу во второй отсек от правого края листа, потянуть шнурок вниз, что производится на лицевой стороне.
  5. С тыльной стороны файла протянуть шов через крайнюю правую дыру вверх.
  6. В конце нужно вдеть шнур во 2-ю дыру с правой стороны страниц, что производится аналогично с лицевой стороны.
  7. При необходимости повторить процедуру.

После того, как документ прошит, нужно на каждом листе от руки проставить номера страниц. Есть особые условия простановки нумерации:

  • Простановка осуществляется в порядке возрастания, в основном арабскими цифрами — 1, 2, 3 и т. д.
  • Циферки ставятся в правом верхнем углу, они не должны попадать на основной текст документа.
  • В случае наличия иных бумаг, например, дополнительного соглашения, спецификаций или приложения, они должны подлежать нумерации в сквозную.
  • Если в архивной записи есть бумаги в конверте, то номер присваивается как конверту, так и его содержимому тоже при использовании так называемой сквозной нумерации.
  • При наличии нескольких дел в одном документе цифры на них проставляются раздельно.
  • Если листок выходит далеко за формат А4, то его необходимо сложить в несколько раз. При этом номер листа ставится как и в обычном порядке — на лицевой стороне справа сверху.
  • При наличии скрепленных мини-бумажек к документу (самый яркий пример — чеки) желательно к пакету подготовить оформленную должным образом опись и присвоить ей номер по тем же правилам, по которым осуществлялась нумерация остальных страниц.

Как правильно архивировать документы: пошаговая инструкция

Процедура грамотной архивации отчетности является обязательной для всех представителей структурных отделов фирм любой формы собственности. Архивация документов и договоров включает в себя важные этапы, в числе которых:

  1. Составление плана работы на год, который в обязательном порядке согласовывается со всем руководящим составом организации на собрании. Данный план включает конкретные сроки предоставления всех видов документации для архива. Чтобы график было реально исполнить, нужно предоставлять сотрудникам не конкретный день для сдачи, а какой-то определенный временной отрезок, например, с 10 по 15 число текущего месяца за предыдущий.
  2. В заданные в графике сроки специалист каждого подразделения передает архивариусу бумаги, оформленные и прошитые по механизму, установленному для конкретных документов. К каждому такому делу предоставляется реестр с описью, в котором фиксируются наименования документов, даты их составления и количество листов, также указываются данные об исполнителе.
  3. Архивариус проводит сверку документации на предмет корректности, отсутствия лишних документов, которых нет в описи, считает страницы. При наличии замечаний по прошивке или содержанию документация направляется исполнителю для внесения исправлений, а в случае отсутствия нареканий — принимается на хранение.
  4. Если требуется продублировать документы в электронном виде, то данная процедура находится в ведомстве сотрудников подразделений, которые сканируют бумаги, раскладывают их по папкам электронного архива (в большинстве современных предприятий такой архив присутствует), после чего переходят к завершающей процедуре архивирования разнообразных типов документации.
  5. В конце передачи документов сотрудник на описи проставляет свою подпись. Архивариус, подписываясь, фиксирует факт отсутствия нареканий, присваивает каждому переданному документу номер в специальной книге учета, проставляет дату и вкладывает в соответствующую ячейку.
Читайте также:  Как правильно одеть шапочку для мелирования

Передача документа в архив

Обратите внимание! Срок хранения документов по российскому законодательству не может быть менее 10 лет. На определенные виды бумаг устанавливается иные сроки, которые зафиксированы правовыми актами.

К помещению, в котором будет расположен архив, также предъявляются особые требования для сохранения документов в должном виде:

  • хорошая вентиляция;
  • допустимый уровень влажности и пожарной безопасности;
  • наличие специализированной изоляции для электроприборов и проводки;
  • использование пожаростойких материалов при ремонте помещения;
  • отсутствие системы канализации и водопровода в комнате.

Заверение прошитых документов

После того как прошивка успешно завершена, необходимо перейти к процедуре заверения бумажной документации. Для этого необходимо знать, как производят заверение бумаг после прошивки бухгалтеры и предприниматели. Сделать это можно двумя допустимыми способами:

  • через обращение к нотариусу;
  • самостоятельно.

В некоторых случаях, например, при регистрации фирмы, документы придется заверять в нотариальной конторе в обязательном порядке. То же самое касается процесса лицензирования новых видов деятельности. Но если заверить бумаги допускается собственными силами, то нужно руководствоваться требованиями ГОСТа. Самостоятельному заверению подлежит любая внутренняя отчетность, письма, распоряжения, расписание и т. д.

По общему правилу, если производится прошивка документации, достаточно заверить документ на месте прошивки, расположенном на обратной стороне. Обязательно следует указывать число страниц документа в соответствии с нумерацией. Сам процесс заверения предполагает приклеивание прямоугольного отрезка бумаги на узел из ниток так, чтобы оба конца немного свисали после проклейки.

Заверенный документ должен выглядеть так — образец

Клочок бумаги должен содержать следующую информацию:

  • Число страниц — цифрами и полностью. Например, если в документе 23 страницы, то пишется «23 стр. (двадцать три)». Есди есть обрывы страниц документов либо прочие повреждения, можно данные об этом также зафиксировать на листочке.
  • Ф.И.О. человека, который отвечает за прошивку данного договора.
  • Его служебное положение.
  • Личная виза.
  • Печать.

Обратите внимание! Штамп организации нужно ставить так, чтобы он затронул как прямоугольный клочок бумаги, так и листок.

Таким образом, осуществить сшивание документов может каждый самостоятельно. Необходимо следовать основным рекомендациям о том, как прошить договор и прочие важные бумаги, используемые в деловом обороте компаний, банков, налоговых и судебных органов.

Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу.

p, blockquote 2,0,0,0,0 —>

Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве.

Какие документы необходимо сшивать?

В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.

p, blockquote 4,0,0,0,0 —>

Подлежат прошивке следующие виды документации:

  • приказы (как общие, так и личные);
  • штатное расписание;
  • отчеты (например, авансовый отчет);
  • счет-фактуры;
  • акты выполненных работ;
  • кассовая книга;
  • ведомости.

p, blockquote 5,0,0,0,0 —>

Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.

adsp-pro-1 —> p, blockquote 6,0,0,0,0 —>

Видео — как сшивать дела перед сдачей в архив:

p, blockquote 7,0,0,0,0 —>

Нормативные акты

Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.

p, blockquote 9,0,0,0,0 —>

Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.

p, blockquote 10,0,0,0,0 —>

Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:

  • ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
  • Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.

p, blockquote 11,0,0,0,0 —>

Видео — как правильно подшивать дела:

p, blockquote 12,0,0,0,0 —>

p, blockquote 13,0,0,0,0 —>

Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций. Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».

Требования для государственных учреждений

Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

  • документы необходимо скрепить в 3 дырки;
  • расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
  • сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
  • на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.

p, blockquote 15,0,0,0,0 —>

p, blockquote 16,0,0,0,0 —>

Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой.

p, blockquote 17,0,0,0,0 —>

Как правильно прошивать документы

Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.

adsp-pro-6 —> p, blockquote 19,0,0,0,0 —>

Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.

В 2 прокола

Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола. Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом.

p, blockquote 21,0,0,0,0 —>

Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см. от него. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице.

p, blockquote 22,0,0,0,0 —>

Видео, в котором показано как сшиваются документы нитками через 2 дырки:

p, blockquote 23,0,0,0,0 —>

Читайте также:  Заговор на красную нить на здоровье

p, blockquote 24,0,0,0,0 —>

В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы.

p, blockquote 25,0,0,0,0 —>

После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см. так, чтобы кончики выглядывали из-под нее. На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц. После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата.

На 3 дырки

Несколько сложнее обстоят дела с прошивкой в три прокола, особенно если вы будете сразу прокалывать листы ниткой с иголкой, а не воспользуетесь дыроколом. Чтобы прошить бумаги в три дырки следуйте нижеизложенной пошаговой инструкции со схемой:

p, blockquote 27,0,0,0,0 —>

  1. Сделайте первый прокол иголкой с ниткой с тыльной стороны прошиваемого документа посередине листа

p, blockquote 28,0,0,0,0 —>

  1. Второй прокол иголкой делается с лицевой стороны документа

p, blockquote 29,0,0,0,0 —>

  1. Следующий прокол следует сделать с тыльной стороны третьей дырки

p, blockquote 30,0,0,0,0 —>

  1. На следующем шаге пропускаем иголку с ниткой в первую дырку — посередине документа с лицевой стороны

p, blockquote 31,0,0,0,0 —>

  1. После чего следует подтянуть нитки чтобы они плотно стянули прошитые листы и завязать узелок как показано на фото

p, blockquote 32,0,0,0,0 —>

p, blockquote 33,0,0,0,0 —>

Видео наглядно поясняет как сшить документы на 3 дырки:

p, blockquote 34,0,0,0,0 —>

На 4 дырки

Такой вид прошивки делается только для документов, у которых особый статус важности.

p, blockquote 36,0,0,0,0 —>

p, blockquote 37,1,0,0,0 —>

Чтобы сшить документацию в 4 дырки придерживайтесь следующей схемы и пошаговой инструкции:

p, blockquote 38,0,0,0,0 —>

p, blockquote 39,0,0,0,0 —>

Если сшиваемый документ содержит много листов, то можно предварительно подготовить четыре дырки с помощью дырокола, дрели или специального станка.

p, blockquote 40,0,0,0,0 —>

  1. Начинать продевать нитку следует с тыльной стороны второй от края дырки.

p, blockquote 41,0,0,0,0 —>

  1. Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.

p, blockquote 42,0,0,0,0 —>

  1. После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.

p, blockquote 43,0,0,0,0 —>

  1. Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку

p, blockquote 44,0,0,0,0 —>

  1. В крайний прокол с тыльной стороны

p, blockquote 45,0,0,0,0 —>

  1. С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге

p, blockquote 46,0,0,0,0 —>

  1. И соединяем концы нитки

p, blockquote 47,0,0,0,0 —>

  1. При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов

p, blockquote 48,0,0,0,0 —>

  1. Остается завязать нитку узлом

p, blockquote 49,0,0,0,0 —>

  1. Обрезать лишнюю длину концов нитки

p, blockquote 50,0,0,0,0 —>

p, blockquote 51,0,0,0,0 —>

Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ______ ( _____________ ) листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).

p, blockquote 52,0,0,0,0 —>

Видео — как сшить дело на 4 дырки:

p, blockquote 53,0,0,0,0 —>

На уголок

Некоторые бумаги могут быть сшиты на уголок, т. е. в верхнем левом углу. Для этого необходимо проделать одно или два отверстия в уголке и несколько раз пропустить через них нить.

p, blockquote 55,0,0,1,0 —>

Видео — образец сшивки документов через уголок:

p, blockquote 56,0,0,0,0 —>

p, blockquote 57,0,0,0,0 —>

Лист бумаги также, как и в остальных случаях, клеится на узелок нити, на него ставятся необходимые для заверения реквизиты.

Как пронумеровать листы

В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:

  • чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
  • номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа;
  • если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
  • если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
  • если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
  • при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу. Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
  • если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.

h2 6,0,0,0,0 —>

Как заверить прошитый документ

После прошивки и нумерации листов пакет документации необходимо заверить. Для его заверения на узел ниток на тыльной стороне клеится бумага так, чтобы оставить самые концы нити свободными.

adsp-pro-2 —> p, blockquote 60,0,0,0,0 —>

На бумаге необходимо указать количество листов (как цифрами, так и прописью). Если в прошитом документе есть порванные или поврежденные листы, это также можно указать на заверительной бумаге.

p, blockquote 61,0,0,0,0 —>

Далее на ней указываются ФИО, должность и подпись лица, прошившего листы или заверяющего их (например, руководителя). Сверху на бумагу ставится печать таким образом, чтобы ее оттиск был как на заверительной бумаге, так и на последнем листе.

p, blockquote 62,0,0,0,0 —>

Можете образец «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» скачать в Ворде (Word) — ЗДЕСЬ.

p, blockquote 63,0,0,0,0 —>

Исправления

При прошивке делопроизводитель может допустить целый ряд ошибок, которые, к счастью, можно исправить. Рассмотрим самые распространенные из них:

  • не вложена часть бумаг. Случается, что в уже прошитый документ делопроизводитель не прикрепил какую-то его часть. В этом случае есть два решения: можно подшить недостающую часть в виде отдельного тома, либо же перепрошить документ заново. Ни в коем случае нельзя просто вложить недостающую часть в уже прошитый пакет бумаг;
  • допущена ошибка в нумерации. Если в нумерации пропущен лист, то можно прибегнуть к литературной нумерации, т. е. после цифры написать букву, например, 14, 15, 15а, 16… Если же допущены серьезные ошибки в нумерации, то можно зачеркнуть неверные цифры и написать их заново. Если сбилось количество листов, указанных на заверительной бумаге, то в ней тоже нужно исправить число листов на верное.

p, blockquote 65,0,0,0,0 —>

Прошивка документов нужна для того, чтобы исключить возможность подмены или вставки в него листов. В зависимости от важности документа он может быть прошит в 2, 3 и даже 4 дырки. После прошивки листы нумеруются и на узел крепится заверительная бумага с указанием на количество листов и ФИО заверителя. Сверху на бумагу ставится печать, дата и другие необходимые реквизиты.

p, blockquote 66,0,0,0,0 —>

Читайте статью о том, как пишется врио в документах — большими или маленькими буквами и в каких случаях применяется такое сокращение.

p, blockquote 67,0,0,0,0 —>

В каких случаях возможно увольнение работника по собственному желанию без отработки.

p, blockquote 68,0,0,0,0 —>

p, blockquote 69,0,0,0,0 —>

Видео — прошивка документов для архива и изготовление твердого переплета:

p, blockquote 71,0,0,0,0 —>

Советуем ознакомиться С ПОДБОРКОЙ ПОПУЛЯРНЫХ ОНЛАЙН-СЕРВИСОВ и ПО , которыми пользуются многие предприниматели.

p, blockquote 73,0,0,0,0 —>

Готовые бизнес-планы по различным направлениям деятельности можно выбрать и скачать — ЗДЕСЬ >>>

p, blockquote 74,0,0,0,1 —>

ОФД, ЭЦП, онлайн-кассы, бухгалтерия и другие полезные сервисы для предпринимателей — ОЗНАКОМИТЬСЯ СО ВСЕМ СПИСКОМ МОЖНО ЗДЕСЬ >>>

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector